Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez POLON-ALFA S.A.

Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych uzyskanych w związku z:

• sprzedażą i dostawą towarów oraz usług przez POLON-ALFA S.A.,
• prowadzeniem działań marketingowych i promowaniem wizerunku firmy,
• realizacją procesów zakupowych, w tym wyszukiwaniem dostawców towarów i usług.

W związku z obowiązywaniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego też ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (dalej „Rozporządzenie”), informujemy Panią/Pana, że:

 

1. Administrator Danych Osobowych. Punkt kontaktowy
   Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest POLON-ALFA S.A. z siedzibą w Bydgoszczy

• Adres: ul. Glinki 155, 85-861 Bydgoszcz,
• Telefon: (+48) 52 36 39 200
• Email: polonalfa@polon-alfa.pl
  
  POLON-ALFA S.A. ustanowił punkt kontaktowy w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, z którym można kontaktować się w kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych:
• Adres: Ochrona danych osobowych, POLON-ALFA S.A., ul. Glinki 155, 85-861 Bydgoszcz,
• Email: ochrona_danych@polon-alfa.pl

2. Cel przetwarzania danych, podstawa i okres przechowywania danych
   Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzanie przez POLON-ALFA S.A. w następujących celach:

 

cel	podstawa prawna	okres przechowywania danych
zawarcie i realizacja umowy (zamówienia/zlecenia)	Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia – umowa	przez okres obowiązywania i realizacji umowy
poszukiwanie i wybór dostawców usług i towarów	Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia - realizacja uzasadnionego interesu POLON-ALFA S.A. w postaci poszukiwania dostawców usług i towarów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą	do momentu ustania ww. interesu lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje
dochodzenie roszczeń związanych z zawartą umową i obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia - realizacja uzasadnionego interesu POLON-ALFA S.A. w postaci ochrony swoich roszczeń i zabezpieczenia się przed roszczeniami	do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje
realizacja obowiązków prawnych związanych ze sporządzeniem i przechowywaniem dokumentacji, w tym dokumentów rozliczeniowych	Art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia - realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego	przez okres przewidziany przepisami prawa w odniesieniu do realizacji obowiązku prawnego
rozpatrywanie skarg i reklamacji oraz prowadzenie ewidencji skarg	Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia – umowa Art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia - realizacja obowiązków wynikających z przepisów, w tym przepisów dotyczących wyrobów budowlanych	przez okres niezbędny do realizacji umowy,   przez okres przewidziany przepisami prawa dla realizacji obowiązku prawnego związanego rozpatrywaniem i przechowywaniem skarg (w odniesieniu do wyrobów budowlanych - 10 lat)
wewnętrzne cele administracyjno-ekonomiczne	Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia - realizacja uzasadnionego interesu POLON-ALFA S.A. w postaci prowadzenia analiz, sprawozdawczości, badań statystycznych i innych czynności związanych z zarządzaniem organizacją	do momentu ustania ww. interesu lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje
marketing usług i towarów POLON-ALFA	Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia - realizacja uzasadnionego interesu POLON-ALFA S.A. w postaci prowadzenia marketingu bezpośredniego	do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą

3. Źródło pochodzenia danych i kategorie danych
   POLON-ALFA S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, a także pozyskane z innych źródeł powszechnie dostępnych w szczególności baz i rejestrów: KRS i CEIDG. Z innych źródeł pozyskujemy następujące kategorie danych osobowych (imię, nazwisko, nazwa), dane kontaktowe (adres, telefon, email) oraz dane identyfikacyjne (NIP, REGON).

4. Udostępnianie danych osobowych
   Dostęp do Pani/Pana danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej POLON-ALFA S.A. – będą mieli wyłącznie upoważnieni pracownicy POLON-ALFA S.A.
   Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

   1. podmioty, które świadczą na rzecz POLON-ALFA S.A. usługi i w związku z tym przetwarzają dane osobowe, np. dostawcy usług pocztowych kurierskich, dostawcy IT, drukarnie, banki etc.,

   2. podmioty świadczące usługi doradczo-kontrolne, np. firmy audytorskie, biegli rewidenci,

   3. organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących obowiązków (Urząd Skarbowy, ZUS)

   4. w związku z tym, że POLON-ALFA S.A. jest częścią grupy kapitałowej - inne spółki z grupy kapitałowej.

5. Przysługujące prawa
   W związku z przetwarzaniem przez POLON-ALFA S.A. Pani/Pana danych osobowych, na zadach i w zakresie określonym przez Rozporządzenie, przysługuje Pani/Panu:

   1. prawo dostępu do danych osobowych,

   2. prawo do sprostowania danych osobowych,

   3. prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym),

   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

   5. prawo do przenoszenia danych osobowych,

   6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu POLON-ALFA S.A.,

   7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie i dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

   8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.

6. Wymóg podania danych:
   Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów określonych w pkt. 2. Niepodanie danych będzie skutkowało brakiem możliwości zrealizowania powyższych celów. Podanie niektórych danych wynika z przepisów prawa, zwłaszcza podatkowego i rachunkowego. Niepodanie ich spowodowałoby niemożliwość realizacji ciążących na POLON-ALFA S.A. obowiązków prawnych.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
   W oparciu o Pani/Pana dane osobowe POLON-ALFA nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.